Чек-лист организатора:  Новый год

Чек-лист организатора: Новый год

Площадка

Нет предоплаты – нет брони, что делать:

если нет своей предоплаты, заключите договор с event-агентством, и оно внесет предоплату.

Проверяйте лично: посадку и «всё включено».

• Просмотрите реальное количество мест, уточните, входит ли в стоимость аренды работа гардиробщика, охраны, парковка.
• Звуковое оборудование дается в аренду с учетом звукорежиссера или это оплачивается дополнительно?
• Есть ли дополнительная комиссии яза обслуживание при аренде зала?

Всегда читайте и считайте меню.

Ресторану   интересно вам продать больше еды: просчитайте граммаж на человека Знайте граммаж для банкета и фуршета. Бывает, что в меню встречаются неуместные блюда.

Например, расчет на  банкет:

— салаты – около 200 гр.,
— холодные закуски – 200 гр.,
— горячие блюда – 250 гр.,
— горячие закуски – 150 гр.,
— гарнир – 100 гр.,
— десерт – 200 гр. (им может выступать торт),
— хлеб – 150 гр.
Желательно соблюдать следующие пропорции: 60 % — мясо, 25 % — птица, 15%- рыба.

 Ведущий

Нет предоплаты – нет брони.

Идентичная ситуация, как и с площадками. Но у агентств свои привилегии.

Видео, личные встречи – не показательны.

— Обязательно  увидеть его  в деле.

— Узнайте форматы, в которых работал ведущий, иначе корпоративы может пройти как свадьба.

Рассадка

Предусмотрите на фуршете часть посадочных мест.

Рассадка на банкет – всегда пробка.

Высылайте схему рассадки заранее. Делите зал на понятные секторы, к примеру, по цвету, тогда рассадка  пройдет по плану и без пробок

VIP-стол – должен находиться недалеко от сцены, но не в зоне трафика, выберите это место заранее .

Дата

«Золотая пятница».  Бронируйте новогодний корпоратив еще с августа, если даты мероприятия припадают на пт или сб  накануне  (ну или очень ускоряйтесь в ноябре и будьте готовы сразу вносить предоплату, за вами уже очередь и перед вами уже очередь).

Если планируете праздник в вс, то  организуйте нерабочий пн, который следует за праздником. Отработку организуйте за неделю до праздника, например, в сб.

Развлечения:

Дед Мороз и Снегурочка – атрибуты праздника или неудачное выступление?

Попробуйте заменить стандартные выступления парочки на номера с таким же подтекстом или названием, например: «Бои в снегу между Снегурочками, или кто Больше съест из дедов морозов. Участники- гости корпоратива.

Шоу-номера: не рассчитывайте на то, что приглашенный артист придет вовремя, будьте готовы заменить номер или удержать достойно паузу.

(Артисты часто приезжают с других мероприятий на ваше… поэтому – возможны сбои по времени).

Пойдем-ка, покурим-ка (или Место для курения.)

У каждой площадки свои правила. Уточните, где находится это место и  сообщите всем гостям 2 раза: 1й — в приглашении, 2й —  при входе  в локацию

Программа праздника

Награждение – должно проходить быстро и нескучно

Можно объединить награждаемых в группы.

 Пишите речь.

 Облегчите задачу руководителю: подготовьте для него поздравительную речь

Номера от сотрудников должны быть вами отобраны и срежиссированы.

Согласно  опроса  HeadHunter и лучшим и худшим номером были выбраны номера, которые подготовили сами сотрудники (ну не у всех все получается)

Не рискуйте, готовьте номера  по сценарию и с комментариями соответствующих специалистов (хореограф, сценарист, режиссер).

Конкурсная программа обязательна

Не забудьте о шуточных наградах.

Конкурсы могут быть на тему «болей» компании или ее традиций/радостей.

 Не забудьте!!!

Брендируйте  локацию.

Используйте мониторы, экраны, организуйте брендволл и украсьте сцену.

Pre-party: анонсируйте новогоднее событие!!!!

«Подогревайте интерес» до корпоратива, делайте анонсы, вешайте постеры, присылайте инструкции по дресс-коду, рассадке. Создавайте новогоднее настроение J

After-party: соберите отзывы.

Как оценить качество и усилия, которые были  потрачены? Соберите отзывы, выборочное анкетирование, интервью.

Free — лайфхак

Нюансов много. При смене места проведения, формата, и цели- вы будете  испытывать новые впечатления-трудности.

И что же делать? Работать с правильными подрядчиками и  event –партнером, или просто обратитесь к нам-  Конференц-сервис SOVA https://artsova.com/